Viele KMU entscheiden sich für Google Workspace, ohne die Details der Lizenzmodelle zu kennen. Ein konkreter Kundenfall zeigt, weshalb transparente Beratung entscheidend ist.

Was früher gut funktionierte

Google Workspace war lange der zentrale Dreh- und Angelpunkt für E-Mail, Dateien und Zusammenarbeit. Als Reseller konnte ich Kundinnen und Kunden eine saubere Abrechnung ohne hinterlegte Kreditkarte anbieten.

Später änderten sich Speicherregeln und Kosten deutlich. Das führte zu einem Strategiewechsel weg von einer reinen Cloud-Abhängigkeit hin zu lokal kontrollierter Infrastruktur.

Ein Praxisfall mit gemischten Lizenzen

Ein kleiner Betrieb wollte unterschiedliche Google-Workspace-Lizenzen kombinieren. Nach mehreren Abklärungen bestätigte der Partner-Support, dass gemischte Lizenzmodelle erst ab mindestens 20 Lizenzen möglich sind.

Für ein KMU mit deutlich weniger als zehn Benutzern war diese Vorgabe nicht passend. Technisch wäre die Kombination denkbar, kommerziell blieb sie jedoch ausgeschlossen.

Warum das für KMU relevant ist

  • Start-ups und Kleinbetriebe
  • Familienunternehmen und Vereine
  • Organisationen mit klar getrennten Benutzerrollen

Gerade diese Gruppen benötigen häufig unterschiedliche Funktionsumfänge, erreichen aber die geforderte Mindestzahl nicht.

Unabhängige Beratung

Als Alternative wurde Microsoft 365 aufgezeigt, wo sich gemischte Lizenzen in dieser Konstellation abbilden liessen. Der Kunde entschied sich dennoch bewusst für Google – eine Entscheidung, die selbstverständlich respektiert wird.

Die Aufgabe guter Beratung ist nicht, ein Produkt durchzudrücken, sondern Konsequenzen, Alternativen und Abhängigkeiten verständlich zu machen.

Fazit

Cloudanbieter können Preise, Lizenzbedingungen und Speicherregeln verändern. KMU sollten deshalb vor einer Entscheidung wissen, welche Grenzen bestehen und wie Daten zusätzlich geschützt werden können.

Der Inhalt dieses Artikels stammt von Daniele Schranz. Die Formulierung erfolgte mithilfe von KI.